학창시절 노트 정리를 잘 하는 학생이 공부도 잘 한다는 선생님의 말씀에 최대한 깔끔하고 보기 좋게 필기하려 노력했던 기억이 난다. 보통 상위권 학생들의 노트는 중하위권 친구와 비교해보면 정리가 잘 되어 있다. 글씨의 모양을 떠나 내용이 보기 좋게 정리되어 있다.

회사에서도 책상 위의 서류와 사무용품이 잘 정리된 환경에서 일하는 직원이 업무성과가 높다. 정돈된 책상에서 일하는 사람과 펜이 여기저기 굴러다니고 스테이플러를 어디에 뒀는지 몰라서 한참을 찾아야 하는 책상에서 일하는 사람은 결과물에도 큰 차이가 난다. 이는 중소형 호텔에도 그대로 적용된다. 원활한 업무처리를 위해 문서로 업무를 정리하는 일은 반드시 필요하다.

다음 근무자를 위한 문서정리

고객응대가 주를 이루는 중소형 호텔의 프런트 업무 특성상 일반 사무직처럼 정리해야 할 서류가 많지는 않다. 하지만 제때 정리하지 않으면 업무에 차질이 생긴다. 예를 들어 근무자 인수인계 시 객실 현황과 비품 재고 등을 제대로 전달하지 못했다면, 혹은 객실 보일러에 문제가 발생했음에도 시설관리 대장을 제대로 기록하지 않아 다음 근무자에게 전달하지 못했다면 대형 사고로 이어질 수 있다. 그 여파가 고객에게 전달될 수 있기 때문이다. 실수가 반복된다면 향후 고객 만족도에 악영향을 미친다. 이런 이유로 중소형 호텔 직원은 서류나 문서정리에 소홀해서는 안 된다.

정리해야 할 필수 문서 항목

중소형 호텔에서 정리해야 할 업무 문서의 종류를 살펴보자.

우선 ‘객실점검표’다. 객실점검은 매일 실시하기 때문에 한 달만 지나도 쌓이는 점검표의 양이 상당하다. 객실점검표는 관리자에게 보고 후 서류철에 묶어 놓지 않으면 몇 달 전과 비교해 현재 상황이 얼마나 개선됐는지를 확인할 수 없다. 특히 객실의 청소상태와 청소팀에게 전달한 개선 사항이 현장에 반영됐는지 등을 확인하기 위해 필요하다.

다음은 ‘예약 노트’다. 예약노트를 단순히 고객예약 리스트를 정리한 간단한 메모 정도로 여겨서는 안 된다. 중소형 호텔 고객유치의 핵심이 기존 고객유지와 신규 고객유치라는 점에서 예약 노트는 큰 의미를 갖는다.

‘재고관리’ 서류도 중요하다. 비품 주문내역과 입고 및 소진 상태를 알 수 있는 재고관리대장을 만들어 관리해야 비품낭비를 막을 수 있다. 중소형 호텔의 시설 수리 및 A/S 내역을 기록하는 시설관리대장, 다음 근무자에게 전일 특이사항을 전달하는 인수인계 노트도 중요하다. 중소형 호텔 관리자는 세무관련 서류와 함께 앞서 설명한 문서를 잘 정리 보관해야 한다.

주 업무는 고객응대, 업무문서 정리는 간소화

중소형 호텔의 문서 관리에서 한 가지 잊지 말아야 할 것이 있다. 앞에서 설명한 객실점검표, 예약노트, 재고관리대장, 시설관리대장, 인수인계 노트 등을 기록하고 정리하는데 많은 시간을 소비해서는 안 된다는 점이다. 객실점검표, 예약노트, 인수인계 내역은 양식을 만들어 간략하게 기록하는 것으로 정리하고 비품관련 서류나 시설관리 서류는 거래처에서 받은 명세서와 영수증, A/S 내역을 파일에 묶어두고 간략히 날짜와 내용을 기록하는 것으로 끝내야 한다. 중소형 호텔 근무자는 문서 작성이 주요 업무가 아니다. 직원이 문서 작성으로 인해 고객응대에 소홀하지 않도록 양식을 최대한 간소화해야 한다.

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