지난 칼럼까지는 호텔의 외형적이거나 하드웨어적인 요소를 다뤘다. 이번 칼럼은 디자인 시공 및 마감에 대해 다뤄야 하지만, 가장 중요한 부분인 그랜드 오픈의 중요성과 그 프로세스를 먼저 이야기해보도록 하겠다.

호텔의 오픈은 실무자나 관리자급에 있어서 거의 전쟁에 가까운 수준의 긴장과 난이도, 디테일의연속이다. 필자만 하더라도 호텔 한 곳을 오픈하고 나면 10년은 늙은 것 같은 느낌이 든다. 그랜드 오픈의 중요성은 향후 호텔이 나아갈 방향을 제시한다. 또한 오픈 준비를 얼마나 잘하느냐에 따라서 호텔의 안정화 기간과 매출의 상승이 앞당겨지기 때문에 그 중대함은 이루 말할 수 없다.

꼼꼼함을 넘어서 서체를 만들 정도의 디테일이 있어야 성공적인 오픈과 함께 호텔의 성공적인 매출 향상도 가능해진다. 호텔의 운영사업은 거의 100%에 가까운 인력집약적인 사업이기 때문에 필자는 모든 구성원의 인성, 업무추진능력, 열정, 업무습득 속도, 서비스 마인드, 시설관리 등 호텔사업을 둘러싼 모든 것을 ‘피플 비즈니스’라고 말한다. 언뜻 듣기로는 고객을 응대하기 때문에 ‘피플 비즈니스’라고 생각하겠지만, 정반대다. 여기서의 피플이란 맨파워, 즉 직원을 의미한다. 총지배인의 역량부터 최일선의 사원까지 어느 누구 한 명 중요하지 않은 인력이 없다.

그래서 ‘피플 비즈니스’라고 하는 것이다. 규모에 따라 각 부서별 인력구조나 조직체계, 인원의 차이는 분명 있겠지만 큰 틀에서의 호텔 조직은 거의 비슷하다고 보면 된다. 특 1, 2급 규모라면 모르겠지만 여기서 다루는 규모인 중소형 호텔의 규모는 거의 비슷하다. 특별히 부대업장이 많다면 모를까 중소형 호텔의 구조상 그런 업장의 구성은 어렵기 때문에 기껏해야 조식 서비스 공간 정도로 구성되니 거의 객실 위주의 조직이라고 보면 쉽게 이해될 것이다.

1. 행정 업무(각종 인허가, 관공서 관련 서류업무)

2. 시설 매뉴얼 작성 진행(직원의 교육용)

3. 중간중간 업무 과정 중의 직원 면접 또는 출근날짜 고지 

프론트 인력은 약 20일 전 / 메이드 인력은 약 10일 전 / 주방 5일 전 정도가 적당

4. 각종 거래처 현황 및 연락처 담당자 미팅 및 계약 체결

5. 각종 보험관련 계약사항 체크

6. 각종 집기류, 비품류, 소모품류, 린넨류 입고현황 및 발주상태 및 수량 파악

7. 직원 교육 관련 매뉴얼 작성

8. 결산 및 정산서 양식 작성

9. 각종 시스템 관련 상태 체크 및 사용 매뉴얼 습득

10. 부서별 선임지정 및 업무역할 지시

11. 호텔의 전체 예산 편성

12. 객실요금 책정

13. 고객 서비스 계획 수립

14. 사전 마케팅 기획

15. 시공팀과의 협의로 마감 일정 체크

16. 호텔 내 마감 하자 체크

17. 개관비용 예산 편성 및 준비

18. 안전점검 리스트 작성 및 교육

19. 오픈일 지정으로 인한 온라인 판매 계획

20. 호텔 사진 촬영 및 홍보 리플릿 발주, 홈페이지 개발

21. 블로그 마케팅 계획 및 SNS 마케팅 일정 수립

22. 방송, 통신 계약 및 시험가동

23. 기타

지배인과 부지배인 또는 객실과장급 정도의 인력은 오픈 60일전 즈음에는 현장에 출근해 오픈준비를 시작해야 한다. 더 큰 규모는 약 6개월 전부터 사전 세일즈 활동이나 마케팅 계획이 이뤄져야 하지만, 중소형 규모의 호텔에서는 굳이 그렇게까지 할 필요는 없다. 제일 우선적인 업무로는 먼저 시설물 파악과 그 기능, 위치 사용 매뉴얼을 만들어야 한다.

관리자급의 머릿속에는 호텔의 모든 시설물이 그려져야 한다. 그래야 어떤 사건이나 사고발생 시 즉각 응급조치 또는 사고수습의 피해를 줄일 수 있다. 각 펌프의 기능, 압력게이지 체크, 시험가동, 모든 분전반의 위치와 제어 시험 그리고 안전과 관련된 소방시설의 이해와 습득이 제일 급선무가 되어야 한다. 그 이후 실무적인 업무가 진행되어야 한다. 그 업무는 큰 카테고리 측면에서 위 표와 같다(카테고리 하부의 세세한 업무는 여기에서 언급하지 않겠다).

위 항목 외에 또는 세부항목이 너무도 많지만 그것을 다 기술하기에는 책 한 권으로도 부족해 큰카테고리 안에서의 항목은 저 정도라고 보면 된다.

굳이 정리를 하자면 시공의 마감이 끝나면 아쉬운 부분, 부족한 부분이 항상 있기 마련이다. 만약 완벽하게 하고자 한다면 호텔은 영원히 오픈하지 못할 수도 있다. 따라서 아쉬운 부분은 과감히 포기하고 진중하고 철저하면서도 속도감 있게 오픈을 준비해야 멋진 호텔의 미래를 앞당길 수 있을 것이다.

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