오픈 이틀 전. 숙박업을 창업해 본 경험이 있다면, 마치 전쟁 같은 당시 상황이 주마등처럼 지나갈 것이다. 오픈을 앞둔 짧은 시간 동안 과연 숙박업주는 무엇을 신경 써야 하는 지 살펴보도록 한다.

리모델링 끝냈으니 이제 다 됐다?

개업 2일 전은 본격적인 오픈 준비가 시작되는 시점이다. 입고 물품 하차를 고려해 공간을 충분히 확보하고 작업을 진행한다.

•물품 납기일 관리

오픈 준비 첫날, 즉 오픈 2일 전에는 비품과 린넨 등 모든 객실 상품이 입고되어야 한다. 이를 위해서는 사전에 정확한 납품 일정을 확정해야 하는데, 만약 발주처가 여러 곳이라면 정확한 시간을 협의해 일정에 차질 없이 물품을 배송 받도록 신경써야 한다. 경우에 따라 초도 물품 발주 시 무조건 최저가 업체만을 고집하다 보면 납기일을 제때 맞추지 못하는 경우도 발생한다. 배송이 지연되면 나머지 준비 과정도 모두 밀리게 되고 결과적으로 오픈일을 맞추지 못할 수 있다.

몇 만 원 아끼려다 몇 백만 원의 매출 손실이 발생할 수 있으니 초도 물품만큼은 검증된 업체를 이용하는 것을 추천한다.

•음료 입고 후 별도 관리

기본적으로 객실에 들어가는 모든 물품은 한곳에 모아 검수하고, 수량을 분배하지만 음료만큼은 지정된 보관 장소에 별도로 입고시켜야 한다. 음료는 운반하기에 무겁고 부피도 많이 차지하기에 납품업체를 통해 원하는 장소까지 이동시킨 후 수량을 점검한다.

•신속한 상품 하차

물류 입고 시에는 제품 수량과 파손 검수가 필수다. 배송 차량이 도착하기 전 충분한 공간을 확보하고, 물품을 하차할 때는 뒤섞이지 않게 가지런히 정렬한다. 만약 입고일 전까지 인력 채용이 완료되어 있다면 해당 인력들을 오픈 준비에 투입하면 되지만, 출근 협의가 완료되지 않았다면 입고일에는 일용직 근무자를 고용해도 무관하다. 운영 업무에 비해 비교적 단순한 업무가 진행되기 때문이다.

•정확한 물품 검수

상품 하차가 완료되면 즉시 박스를 개봉해 제품수량을 확인한다. 일회용품처럼 작은 물품이 아니라면 되도록 모든 박스를 개봉해 정확한 수량과 파손 여부를 확인한다. 물품의 수량 확인과 상태 점검은 가능하면 점주가 직접 하는 것이 좋다. 최종적으로 물품에 이상이 없다면 수령증에 사인을 하는 것으로 입고 작업을 완료한다.

•동선을 최소화하는 투봉 작업

투봉 작업은 객실에 배치될 물품을 봉투에 나눠 담는 작업이다. 한 객실에 배치되어야 할 제품은 수십 가지에 달하는데, 제품별로 객실을 돌며 분배하면 효율이 매우 떨어지기에 효과적인 동선을 위해 사전에 제품들을 객실별로 분배한다. 만약 일용직 근무자를 고용해 오픈을 준비할 경우 물품을 확실하게 숙지시키고 작업을 진행해야 한다. 봉투 안에 물품이 누락되면 오히려 이동 거리가 증가할 수 있기 때문이다. 투봉 작업이 완료되면 각 객실로 물품을 이동시킨다.

•샘플 객실 만들기

물품이 객실로 분배되면 베드 메이킹과 비품 세팅을 진행한다. 먼저 전체 객실을 세팅하기에 앞서 표본이 될 샘플 객실을 만든다. 이후 동일한 객실 상태를 만들기 위해 샘플 객실을 기준으로 근무자들에게 사전 교육을 진행한다. 완료된 객실을 사진으로 촬영해 기록해 두면 쉽게 나머지 객실의 세팅을 완료할 수 있다. 객실 세팅 시에는 청결 유지를 위해 신발 대신 슬리퍼를 신고 작업한다.

[D-1] 객실 상품화를 위한 점검

오픈 전날에는 객실 판매를 위한 세부적인 점검이 진행된다. 객실 수가 많을 경우 전일 완료하지 못한 객실 세팅을 오전 중에 마무리한다.

•객실 시설 점검

체크리스트를 통해 시설 점검을 진행한다. 야놀자 오픈바이징에 포함된 점검 항목은 한 객실당 40여 가지가 넘는다. 그만큼 고객에게 완벽한 컨디션의 객실을 제공하기 위함이다. 체크리스트 안에는 단순히 비치된 물품을 확인하는 것 외에도, 전자제품의 작동 여부, 객실의 하자 등 꼼꼼한 점검 사항이 포함되어 있다.

객실 세팅 이후에는 먼지가 쌓이기 때문에 이미 준공 청소를 진행했더라도 시설 점검 후 최종적인 청소를 진행한다.

•예약 채널 등록을 위한 객실 촬영

온라인 예약 플랫폼을 이용해 객실을 판매하려면 객실 사진이 필요하다. 지역 담당자와 사전 조율하여 객실 세팅 직후 사진 촬영을 진행하고 예약 페이지 오픈을 준비한다. 전체 타입을 촬영하고 보정까지 하기에는 시간이 부족할 수 있기에 일부 타입만이라도 먼저 촬영하고 이후에 따로 일정을 잡아 전체 객실을 추가 촬영한다.

•프런트 점검

객실 관리 시스템은 2인 1조로 입·퇴실 동작 여부를 점검한다. 운영 시스템마다 조금씩 조작법이 다르기에 필요한 경우 프런트 근무자에게 교육을 진행한다. 사무용품과 관리대장 등 운영에 필요한 기본 물품의 누락 여부를 점검하고, CCTV와 DVR 등 장비의 작동 상태를 확인한다.

[D day] 오픈을 위한 최종 점검

객실 판매가 시작되기 직전 단계로 객실의 모든 상태가 완벽한지 최종 점검을 진행한다. 미흡한 객실은 점검이 확실히 완료된 후 판매한다.

•침실 점검

기본적으로 전일 시설 점검 사항과 점검 항목은 유사하지만 이번에는 청결 상태를 위주로 객실 상태를 확인한다. 침구의 구김, 머리카락 등 고객에게 거슬릴 만한 요소가 없는지 최종 확인한다.

•욕실 점검

욕실 역시 청결 상태를 집중적으로 확인하는데, 수전과 변기 등은 한번씩 테스트를 진행한다. 욕실의 수압과 배수가 불량할 경우 고객에게 큰 불편을 줄 수 있기 때문이다.

•점검 완료

객실 점검이 완료되면 복도, 다이닝 시설 등 공용부에 대한 청결상태와 안내문 등의 각종 부착물 상태를 확인한다. 모든 상태가 확인되면 오픈 준비를 종료하고 본격적인 운영을 개시한다.

< 저작권자 ⓒ 호텔업, 무단 전재 및 재배포 금지 >